Ordnungsgemäße Kassenführung: Was Sie Wissen Müssen
Digitale oder analoge Kassensysteme – Welche Option ist die Richtige?
In Deutschland gibt es keine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Sie können Ihre Bargeschäfte auch weiterhin handschriftlich dokumentieren. Diese Flexibilität eröffnet zwei Möglichkeiten: Entweder setzen Sie auf ein digitales Kassensystem oder führen Ihre Aufzeichnungen manuell. Bereits 1966 hat sich der Bundesfinanzhof (BFH) mit dieser Thematik beschäftigt und entschieden, dass ein handschriftlicher Kassenbericht zulässig ist. Dies gilt insbesondere für Branchen wie Wochenmärkte, wo Waren von geringem Wert an viele unbekannte Personen verkauft werden. Mit der Einführung von elektronischen Kassensystemen im Jahr 1981 wurde die Erfassung von Bargeschäften jedoch deutlich vereinfacht.
Die Wahl des richtigen Kassensystems
Die Entscheidung, welches Kassensystem Sie nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Allerdings birgt die Kassenführung einige Herausforderungen. Fehler in der Erfassung und Dokumentation von Bargeldbewegungen können bei Betriebsprüfungen oder unangekündigten Kassen-Nachschauen, die seit dem 01.01.2018 gelten, zu unangenehmen Schätzungen von Umsatz und Gewinn führen.
Daher ist es unerlässlich, sich mit den geltenden rechtlichen Vorschriften auseinanderzusetzen, vorwiegend mit den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und den steuerlichen Ordnungsvorschriften.
Sollten Sie sich für ein elektronisches Kassensystem entscheiden, müssen Sie die GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Daten) vom 14.11.2014 beachten. Zudem gelten seit dem 01.01.2017 und 01.01.2018 verschärfte Anforderungen an den Datenzugriff und die Kassenführung.
Wichtige steuerliche Vorschriften
Die steuerlichen Ordnungsvorschriften teilen die Anforderungen an die Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und -ausgaben in sechs wesentliche Prinzipien auf. Die Einnahmen und Ausgaben müssen:
- Einzelnd,
- Vollständig,
- Richtig,
- Zeitgerecht,
- Geordnet und
- Unveränderbar
erfasst werden.
Schutzziele für digitale Aufzeichnungen
Am 17.06.2019 wurde durch den Gesetzgeber der Anwendungserlass zu § 146a AO festgelegt. Hier werden Schutzziele definiert, die sicherstellen, dass digitale Kassensysteme die Integrität, Authentizität und Vollständigkeit der Aufzeichnungen gewährleisten. Dies betrifft alle elektronischen Kassensysteme, die nach § 146a AO i.V.m. der Kassensicherungsverordnung betrieben werden.
Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch essenziell, um rechtlichen Problemen vorzubeugen. Informieren Sie sich gründlich und setzen Sie auf das passende Kassensystem, um Ihre Aufzeichnungen sicher und rechtskonform zu gestalten.
